MISSION (S)
Assistance administrative du pôle environnement avec des tâches spécifiques variables selon les services
Assistance de la responsable de pôle.

PRINCIPALES FONCTIONS (OU ACTIVITES) A EXERCER

  • Réalisation de tous travaux de bureautique
  • Suivi et mise en forme de documents administratifs divers
  • Accueil téléphonique et physique du public
  • Suivi de la planification et préparation des réunions, y compris compte-rendus
  • Suivi de l’exécution budgétaire du pôle (budget général uniquement)
  • Gestion globale du classement informatique de tous les dossiers du pôle
  • Classement papier et informatique de la responsable de pôle

 

PRINCIPALES TACHES A EFFECTUER

Tâches transversales de secrétariat aux différents services du pôle

  • Traitement des courriers du pôle : enregistrement arrivée/départ/ventilation aux différents services
  • Saisie de courriers et envoi de tous les courriers du pôle
  • Saisie et mise en forme de documents de formes et contenus divers (Word, excel et Powerpoint) avec recours si besoin au SIG de la collectivité
  • Réalisation des engagements et suivi du budget général pour le pôle avec un suivi particulier GEMAPI
  • Classement et archivage des dossiers du pôle (pour service déchets, transfert sur Orthez)
  • Veille documentaire pour les services

Tâches spécifiques au service habitat/énergie

  • Prise de RV pour la responsable du service
  • Gestion de listings et mises à jour pour mailing, si besoins du service dans le cadre des animations (par exemple liées au PCAET)
  • Appui à la demande, pour les dossiers pilotés par le service habitat/énergie du pôle animation

Tâches spécifiques au service déchets (en complément du secrétariat du service déchets basé à Orthez)

  • Accueil du public se rendant directement à Mourenx pour toute demande relative aux déchets
  • Remplacement du secrétariat du service déchets en cas d’absence et en complément lorsque secrétariat déjà en ligne, en réunion ou en saisie de données (2 à 3 demi-journées par semaine), et ce, essentiellement pour la prise des appels, le traitement et la saisie sur le logiciel dédié de gestion des bacs dénommé STYX

Tâches spécifiques aux autres dossiers gérés directement par la responsable du pôle environnement (gemapi, risques naturels et technologiques, …)

  • Gestion directe de la téléalerte CCLO et mises à jour régulières de l’outil – contacts avec le fournisseur du logiciel dédié et appropriation de l’outil. Veille à assurer
  • Classements spécifiques selon les dossiers et proposition d’outils de suivi
  • Autres missions selon l’implication et la connaissance des dossiers


PRINCIPALES RELATIONS FONCTIONNELLES
Avec la responsable du pôle, avec les responsables des services du pôle y compris du service habitat du pôle animation du territoire, avec les agents du pôle, les élus, le public et avec les organismes extérieurs liés à l’action du pôle.


POSITION HIERARCHIQUE

Sous l'autorité directe de la responsable du pôle


DIFFICULTES ET SUJETIONS INHERENTES AU POSTE

  • Appels nombreux pour gestion des déchets
  • Adaptabilité aux différents dossiers et aux différentes situations
  • Capacité à distinguer les priorités et gérer les pics d’activité
  • Bonne organisation et relative autonomie
  • Contact avec le public
  • Agressivité ponctuelle de certains usagers à gérer avec recul nécessaire


COMPETENCES

Connaissances

  • Techniques de secrétariat
  • Maîtrise de l'outil et des logiciels informatiques bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, access), comptable (Ciril) et capacité à se former pour maitrise du logiciel STYX (dédié aux déchets)
  • Circuit des procédures administratives
  • Connaissance de l’organisation des services et de la collectivité
  • Connaissances comptables, financières et juridiques

Savoir-faire

  • Sens de l’organisation et de gestion du temps
  • Bonnes qualités rédactionnelles
  • Curiosité intellectuelle

Comportements

  • Rigueur
  • Capacité d'adaptation
  • Rapidité d'exécution, réactivité
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
  • Sens du service public


FORMATION REQUISE
Type de formation

  • Administration générale
  • Assistance administrative

Niveau de qualification

  • BAC ou BAC+2

 

Poste à temps complet à pourvoir au 1er août 2020. Rémunération statutaire + régime indemnitaire + action sociale (santé prévoyance) +association.

Merci de bien vouloir adresser vos candidatures avant le 10 juillet 2020 à :
Monsieur le Président de la Communauté de Communes de Lacq-Orthez
Rond-point des chênes - BP 73
64150 MOURENX

ou par courriel à contactcc-lacqorthez.fr